Zmiana siedziby a zmiana adresu spółki
Wielu przedsiębiorców boryka się z praktyczną trudnością – czy mamy do czynienia ze zmianą siedziby czy adresu spółki?
Z uwagi na to, że pojęcia te bardzo często są mylone, a dotyczą zarówno spółek osobowych jak i kapitałowych, w pierwszej kolejności wyjaśnię zasadnicze kwestie.
Siedzibą spółki jest miejscowość, w której ma siedzibę jej zarząd, chyba że ustawa lub umowa spółki stanowi inaczej. Zatem siedzibą spółki jest miasto, np. Warszawa, Wrocław, Kraków, albo wieś.
Adres spółki to doprecyzowanie siedziby poprzez wskazanie konkretnej ulicy wraz z numerem lokalu i kodem pocztowym. Przykładowy adres spółki to: ul. Nowa 1/5, 80-300 Gdańsk.
Zasadnicza różnica polega na tym, że siedziba spółki określana jest w umowie spółki, zaś adres spółki w drodze uchwały zarządu. Powoduje to, że procedury zmiany siedziby lub adresu, różnią się od siebie.
Zmiana siedziby spółki wiąże się ze zmianą umowy spółki. Warto podkreślić, że spółka może zmienić siedzibę w każdym czasie swojego funkcjonowania. W tym celu niezbędne jest podjęcie uchwały w zakresie zmiany umowy spółki przez zgromadzenie wspólników. Jeśli umowa została zawarta przed notariuszem, to zmiany dokonujemy w formie aktu notarialnego. Jeśli została zawarta w formie pisemnej (dotyczy to spółek osobowych), to zmiany możemy dokonać w formie pisemnej. Jeśli została zawarta przez portal S24, to zmianę możemy dokonać za pośrednictwem systemu.
Z kolei do zmiany adresu spółki wymagana jest jedynie uchwała zarządu w formie pisemnej.
Każda z tych zmian wymaga ujawnienia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Od 1 lipca 2021 r. jest to możliwe tylko w formie elektronicznej poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS), bądź S24 (jeśli spółka została w S24 założona i nie dokonano notarialnej zmiany umowy spółki).
Do wniosku o zmianę dołączamy:
- w razie zmiany siedziby – protokół ze zgromadzenia wspólników, tekst jednolity umowy spółki, uchwałę zarządu o zmianie adresu (w razie zmiany siedziby nieuchronnie następuje także zmiana adresu), ewentualnie pełnomocnictwo wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej, opcjonalnie dowód uiszczenia opłaty sądowej (jeśli nie opłacamy w systemie, a zewnętrznym przelewem),
- w razie zmiany adresu – uchwałę zarządu o zmianie adresu, ewentualnie pełnomocnictwo wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej, opcjonalnie dowód uiszczenia opłaty sądowej (jeśli nie opłacamy w systemie, a zewnętrznym przelewem),
Załączniki składane w formie skanów muszą zostać przekazane w oryginale do sądu w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku. Obowiązek ten nie znajduje zastosowania, gdy wniosek jest składany przez profesjonalnego pełnomocnika – radcę prawnego czy adwokata.
Po dodaniu załączników, kolejnym krokiem jest podpisanie wniosku – za pośrednictwem profilu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Po złożeniu podpisu opłacamy wniosek w systemie bądź tradycyjnym przelewem na numer rachunku bankowego Sądu Apelacyjnego w Krakowie lub Wydziału KRS, do którego kierujemy wniosek (potwierdzenie przelewu należy dodać do załączników). Opłata wynosi 350 zł, zaś 300 zł za pośrednictwem S24.
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentów do zmiany, w zarejestrowaniu zmiany lub masz inne pytania, zapraszam do kontaktu.