Nowelizacja Kodeksu pracy 2023 — zasady pracy zdalnej

Wejście w życie nowych przepisów

7 kwietnia 2023 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która kompleksowo reguluje zasady wykonywania pracy w formie zdalnej. Nowe przepisy zastępują dotychczasowe regulacje dotyczące telepracy oraz uchylają rozwiązania wprowadzone w tzw. specustawie covidowej.

Formy wykonywania pracy zdalnej

Nowelizacja zakłada, że praca zdalna może być wykonywana:

• w pełnym wymiarze — całkowicie zdalnie,
• w trybie hybrydowym — częściowo w domu, częściowo w biurze.

Przewidziano także możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie — na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.

Uzgodnienie pracy zdalnej między stronami

Podstawowym założeniem jest, że praca zdalna wykonywana jest na podstawie uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem:

• przy nawiązywaniu stosunku pracy lub w trakcie zatrudnienia,
• z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika (w formie papierowej lub elektronicznej).

W określonych sytuacjach praca zdalna może być polecona jednostronnie przez pracodawcę (np. w przypadku stanu epidemii lub siły wyższej) — pod warunkiem, że pracownik wcześniej oświadczył o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do pracy w tym trybie.

Obowiązek pozytywnego rozpatrzenia wniosku

Pracodawca jest zobowiązany do pozytywnego rozpatrzenia wniosku o przejście na tryb zdalny w przypadku, gdy wniosek składa:

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności,

chyba że wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację lub charakter pracy.

Uregulowanie zasad pracy zdalnej u pracodawcy

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową,
• w regulaminie pracy zdalnej (jeśli nie działa organizacja związkowa) — po konsultacji z przedstawicielami pracowników,
• w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem (jeśli brak regulaminu i porozumienia).

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika zdalnego

Pracodawca zatrudniający pracowników zdalnych jest zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy (w tym sprzętu technicznego),
• zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia kosztów z tym związanych,
• pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy,
• zapewnienia szkoleń i pomocy technicznej związanej z wykonywaniem obowiązków zdalnie.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, w tym:

• kontrolę efektywności pracy,
• kontrolę przestrzegania przepisów BHP,
• kontrolę ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

Kontrola odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach jego pracy. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

W przypadku stwierdzenia uchybień podczas kontroli, pracodawca może:

• zobowiązać pracownika do usunięcia nieprawidłowości w wyznaczonym terminie, lub
• cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.

Obowiązki pracownika

Pracownik wykonujący obowiązki w trybie zdalnym ma obowiązek:

• zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• zorganizować stanowisko zgodnie z zasadami ergonomii,
• umożliwić pracodawcy przeprowadzenie kontroli w zakresie wykonywania pracy i BHP.

Termin dostosowania do nowych zasad

Na dostosowanie się do nowych przepisów zarówno przez pracowników, jak i pracodawców pozostał niecały miesiąc. Obejmuje to przygotowanie regulaminów, wzorów wniosków, zasad rozliczania kosztów oraz aktualizację dokumentacji wewnętrznej.