Zmiana siedziby a zmiana adresu spółki — na czym polega różnica?
Wielu przedsiębiorców boryka się z praktyczną trudnością – czy mamy do czynienia ze zmianą siedziby czy adresu spółki?
Z uwagi na to, że pojęcia te bardzo często są mylone, a dotyczą zarówno spółek osobowych, jak i kapitałowych, w pierwszej kolejności warto wyjaśnić zasadnicze kwestie.
Definicje i podstawowe rozróżnienie
Siedzibą spółki jest miejscowość, w której ma siedzibę jej zarząd, chyba że ustawa lub umowa spółki stanowi inaczej. Zatem siedzibą spółki jest miasto (np. Warszawa, Wrocław, Kraków) albo wieś.
Adres spółki to doprecyzowanie siedziby poprzez wskazanie konkretnej ulicy wraz z numerem lokalu i kodem pocztowym. Przykładowy adres spółki to: ul. Nowa 1/5, 80-300 Gdańsk.
Zasadnicza różnica polega na tym, że siedziba spółki określana jest w umowie spółki, zaś adres spółki – w drodze uchwały zarządu. Powoduje to, że procedury zmiany siedziby lub adresu różnią się od siebie.
Zmiana siedziby spółki
Zmiana siedziby spółki wiąże się ze zmianą umowy spółki. Spółka może zmienić siedzibę w każdym czasie swojego funkcjonowania. W tym celu niezbędne jest podjęcie uchwały w zakresie zmiany umowy spółki przez zgromadzenie wspólników.
- Jeśli umowa została zawarta przed notariuszem — zmiany dokonuje się w formie aktu notarialnego.
- Jeśli umowa została zawarta w formie pisemnej (dotyczy to spółek osobowych) — zmiany można dokonać w formie pisemnej.
- Jeśli umowa została zawarta przez portal S24 — zmianę można dokonać za pośrednictwem systemu S24.
Zmiana adresu spółki
Do zmiany adresu spółki wymagana jest jedynie uchwała zarządu w formie pisemnej.
Zgłoszenie zmian do KRS
Każda z tych zmian wymaga ujawnienia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Od 1 lipca 2021 r. zgłoszenia składa się wyłącznie elektronicznie — poprzez Portal Rejestrów Sądowych (PRS), bądź S24 (jeśli spółka została w S24 założona i nie dokonano notarialnej zmiany umowy spółki).
Załączniki do wniosku
W razie zmiany siedziby:
- protokół ze zgromadzenia wspólników,
- tekst jednolity umowy spółki,
- uchwała zarządu o zmianie adresu (w razie zmiany siedziby co do zasady zmienia się też adres),
- ewentualnie pełnomocnictwo wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej,
- opcjonalnie dowód uiszczenia opłaty sądowej (jeśli nie opłacasz w systemie, a zewnętrznym przelewem).
W razie zmiany adresu:
- uchwała zarządu o zmianie adresu,
- ewentualnie pełnomocnictwo wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej,
- opcjonalnie dowód uiszczenia opłaty sądowej (jeśli nie opłacasz w systemie, a zewnętrznym przelewem).
Forma załączników i podpisy
Załączniki składane w formie skanów muszą zostać przekazane w oryginale do sądu w terminie 3 dni od dnia złożenia wniosku. Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy wniosek składa profesjonalny pełnomocnik (radca prawny lub adwokat).
Po dodaniu załączników kolejnym krokiem jest podpisanie wniosku — za pośrednictwem Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po złożeniu podpisu opłacasz wniosek w systemie bądź tradycyjnym przelewem na numer rachunku bankowego Sądu Apelacyjnego w Krakowie lub właściwego Wydziału KRS (potwierdzenie przelewu należy dodać do załączników).
Opłata wynosi 350 zł, a 300 zł w przypadku złożenia wniosku przez S24.
Potrzebujesz wsparcia?
Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu dokumentów do zmiany, w zarejestrowaniu zmiany lub masz inne pytania, zapraszam do kontaktu.
