Rok 2025 i początek 2026 roku przyniosły jedną z najintensywniejszych fal nowelizacyjnych w polskim prawie zamówień publicznych. Nowelizacje mają uprościć procedury, przyspieszyć realizację kontraktów i wzmocnić pozycję rodzimych firm wobec konkurencji z państw trzecich. Poniżej prezentujemy kompleksowy przegląd najważniejszych zmian – wraz z datami ich wejścia w życie oraz praktycznym wskazaniem, co oznaczają dla zamawiających i wykonawców.
I. Nowe progi stosowania ustawy – zamówienia do 170 000 zł poza rygorami PZP (od 1 stycznia 2026 r.)
Jedną z najbardziej odczuwalnych w codziennej praktyce zamówień jest zmiana progu kwotowego stosowania ustawy. Ustawa z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1173) wprowadza zmiany w zakresie podwyższenia progu kwotowego stosowania ustawy PZP oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi ze 130 000 złotych na 170 000 złotych.
Potrzeba podwyższenia progu podyktowana jest znacznymi zmianami cen towarów i usług na przestrzeni ostatnich lat, w konsekwencji zaś wzrostem kosztów realizacji robót budowlanych, dostaw i usług. Nowy próg został wypracowany we współpracy Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z Prezesem Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie analizy wskaźników zmiany cen w okresie 2021–2025.
Od 1 stycznia 2026 r. przepisy ustawy PZP znajdą zastosowanie do zamówień o wartości co najmniej 170 000 złotych. Próg ten nie był aktualizowany od wejścia w życie nowego Prawa zamówień publicznych (2021 r.) mimo istotnego wzrostu wartości robót budowlanych, dostaw i usług.
Dla zamawiających zmiana ta oznacza większą liczbę zamówień realizowaną bez konieczności stosowania sformalizowanych procedur, co z kolei otwiera dodatkowe możliwości i zwiększa elastyczność zarówno ze strony zamawiających, jak i wykonawców.
Ważne: do postępowań i konkursów w toku, umów zawartych przed dniem wejścia w życie ustawy oraz umów zawartych po dniu 31 grudnia 2025 r. w wyniku postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy, będą miały zastosowanie przepisy dotychczasowe.
Zmiana progu dotknęła również przepisy dotyczące usług społecznych i innych szczególnych usług, aktualizując próg kwotowy w art. 359 pkt 2 ustawy PZP.
II. Nowe obowiązki zamawiających w zakresie analizy potrzeb i wymagań (od 1 stycznia 2026 r.)
Równolegle z podwyższeniem progu ustawa z 25 lipca 2025 r. zaostrzyła wymagania wobec zamawiających w zakresie obowiązkowej analizy potrzeb i wymagań poprzedzającej wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia unijnego.
Zamawiający będą dokonywali weryfikacji obejmującej również rozeznanie rynku w aspekcie podniesienia konkurencyjności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (nowa treść art. 83 ust. 2 pkt 2 lit. c ustawy PZP); w przypadku gdy przewidywany jest konkurencyjny tryb udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 129 ust. 1 pkt 1–5 ustawy PZP, analiza potrzeb i wymagań będzie musiała wskazywać warunki zamówienia sprzyjające podniesieniu konkurencyjności postępowania, które przewiduje zamawiający.
Ustawa oprócz podwyższonych progów wprowadza także obowiązek badania przez zamawiającego wpływu planowanego zamówienia na konkurencyjność w ramach analizy potrzeb i wymagań. W przypadku konkurencyjnych trybów udzielania zamówień zamawiający będzie musiał wskazać, jak planuje ukształtować warunki zamówienia w celu podniesienia konkurencyjności postępowania.
Zmiana ta ma doniosłe znaczenie praktyczne – dokument analizy potrzeb i wymagań nie będzie mógł stanowić wyłącznie formalności poprzedzającej ogłoszenie, lecz powinien odzwierciedlać rzeczywiste działania pro-konkurencyjne zamawiającego.
III. Fundamentalna zmiana w dostępie wykonawców z państw trzecich do polskich przetargów (od 9 września 2025 r.)
Najgłębszą systemową zmianą wprowadzoną w 2025 r. jest nowe podejście do udziału wykonawców spoza Unii Europejskiej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
1. Geneza – wyroki Trybunału Sprawiedliwości UE
Pierwsza z ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1165) dostosowuje polskie przepisy do wykładni Trybunału Sprawiedliwości UE z wyroków w sprawach C-652/22 (Kolin) oraz C-266/22 (CRRC), zgodnie z którą dostęp wykonawców z państw trzecich do rynku zamówień w UE nie jest z zasady gwarantowany – może być przyznany decyzją zamawiającego i na określonych przez niego warunkach.
Nowelizacja jest odpowiedzią na dwa wyroki TSUE, gdzie Trybunał orzekł, że wykonawcy z państw, z którymi UE nie zawarła umowy międzynarodowej gwarantującej wzajemny dostęp do rynku zamówień, nie mogą powoływać się na unijne zasady równego traktowania i niedyskryminacji.
2. Nowy model – domyślne zamknięcie rynku
Wcześniej obowiązywała zasada domyślnej otwartości – firma z dowolnego kraju mogła złożyć ofertę w polskim przetargu, chyba że zamawiający wyraźnie to ograniczył. Teraz logika działa odwrotnie. Domyślne zamknięcie oznacza, że milczenie zamawiającego w kwestii wykonawców z państw trzecich skutkuje automatycznym wykluczeniem takich podmiotów z postępowania. Jeśli SWZ nie zawiera wyraźnej zgody – oferta podlega odrzuceniu.
3. Kogo dotyczą nowe przepisy?
„Państwa trzecie” to kraje nienależące do Unii Europejskiej i niebędące stronami Porozumienia WTO GPA lub innych umów międzynarodowych gwarantujących wzajemny dostęp do rynku zamówień publicznych. Stronami GPA są m.in. USA, Japonia, Korea Południowa, Wielka Brytania, Ukraina i Szwajcaria. UE ma też odrębne umowy z Wietnamem, Chile czy Meksykiem. Wszystkie pozostałe kraje – Chiny, Indie, Turcja, Rosja, Brazylia, większość Afryki i Azji – to z perspektywy polskich zamówień „państwa trzecie”.
4. Nowe przepisy art. 16a i 16b PZP
Ustawa w nowo dodanych art. 16a i 16b PZP ustala następujące zasady: gwarantuje równe traktowanie tylko wykonawcom z państw będących stronami GPA (Porozumienie WTO w sprawie zamówień rządowych) lub innych umów UE, pozostawia zamawiającemu decyzję, czy dopuścić wykonawców z pozostałych państw trzecich i na jakich zasadach, umożliwia zamawiającemu nakładanie mniej korzystnych warunków na takich wykonawców. Ponadto wprowadzono regulacje szczegółowe dotyczące odrzucania ofert, wykluczania wykonawców, konkursów, systemów zakupowych oraz koncesji.
Zamawiający może, ale nie musi dopuścić wykonawców z państw trzecich. Decyzję należy jasno wskazać w SWZ – brak takiego zapisu oznacza automatyczne niedopuszczenie tych wykonawców do udziału w postępowaniu.
5. Nowe przesłanki odrzucenia oferty i wniosku
Do ustawy PZP wprowadzono nowy art. 226 ust. 1 pkt 5a oraz art. 146 ust. 1 pkt 4a, które stanowią wprost podstawy odrzucenia oferty lub wniosku złożonego przez wykonawcę z niedopuszczonego państwa trzeciego.
6. Brak środków ochrony prawnej dla wykonawców z państw trzecich
Jedną z najdonioślejszych zmian jest pozbawienie wykonawców z państw trzecich prawa do środków ochrony prawnej. Wykonawcy z państw trzecich nie będą mieli prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej – nie będą mogli składać odwołań do KIO ani skarg do sądu zamówień publicznych.
Najbardziej dotkliwą konsekwencją dla wykonawców z państw trzecich jest utrata prawa do odwołania. Nawet jeśli zamawiający dopuścił takiego wykonawcę do postępowania i pozwolił mu złożyć ofertę – firma z Chin czy Turcji nie może zaskarżyć niekorzystnej dla siebie decyzji do Krajowej Izby Odwoławczej. Ustawa wprost odbiera im taką możliwość.
Przepisy przejściowe: do postępowań wszczętych i niezakończonych przed 9 września 2025 r. będą miały zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy PZP w brzmieniu dotychczasowym, z tym że zamawiający do zakończenia tych postępowań będzie mógł odrzucić oferty lub wnioski złożone przez wykonawców z państw trzecich.
IV. Rewolucja w postępowaniu odwoławczym przed KIO – zdalne rozprawy i nowe zasady dowodowe (od 13 marca 2026 r.)
Dnia 13 marca 2026 r. wchodzą w życie nowe przepisy Prawa zamówień publicznych dotyczące rozpraw zdalnych przed Krajową Izbą Odwoławczą. Zmiany wprowadziła tzw. ustawa deregulacyjna z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego, ogłoszona w Dzienniku Ustaw pod poz. 769.
Nowe przepisy przewidują szereg rozwiązań wspierających elektronizację i uproszczenie procedur odwoławczych. Celem zmian jest nie tylko zmniejszenie kosztów uczestnictwa w rozprawach, ale również zwiększenie dostępności do wymiaru sprawiedliwości w sprawach zamówień publicznych.
1. Zdalne rozprawy przed KIO (art. 508a PZP)
Zgodnie z nowelizacją, rozprawy przed KIO będą mogły być prowadzone zdalnie – przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które umożliwią porozumiewanie się w czasie rzeczywistym.
Zdalna forma rozpraw i posiedzeń przed Krajową Izbą Odwoławczą ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że nie wszystkie postępowania odwoławcze będą automatycznie prowadzone w formule zdalnej – ostateczną decyzję w tej sprawie podejmie Prezes KIO.
Nowy ust. 3a w art. 544 ustawy wskazuje, że to właśnie Prezes Izby, wyznaczając termin rozpoznania odwołania, będzie mógł z urzędu zarządzić przeprowadzenie rozprawy i posiedzenia zdalnego, o ile nie wystąpią przesłanki wykluczające taką formę. Decyzja ta będzie musiała uwzględniać m.in. charakter czynności do wykonania, np. konieczność zachowania poufności informacji, czy pewne okoliczności wpływające na skuteczność zdalnej komunikacji, np. wyjątkowo duża liczba uczestników czy stron.
2. Nowe obowiązki dowodowe – prekluzja procesowa
Fundamentalną zmianą jest wprowadzenie rygorów dotyczących czasu składania dowodów. Generalna zasada stanowi, że dowody przedstawiamy z odwołaniem, odpowiedzią, przystąpieniem lub najpóźniej w dniu poprzedzającym wyznaczony termin rozprawy/posiedzenia – w przeciwnym razie następuje utrata prawa powoływania dowodów w toku postępowania. Są wyjątki: gdy wcześniejsze pozyskanie nie było możliwe lub potrzeba powołania powstała w toku sprawy – wtedy do zamknięcia rozprawy.
3. Obowiązkowa odpowiedź na odwołanie przez zamawiającego
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu, zamawiający jest zobowiązany wnieść odpowiedź na odwołanie w terminie wyznaczonym przez Prezesa KIO, który nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania odwołania lub jego kopii. W odpowiedzi zamawiający musi szczegółowo ustosunkować się do zarzutów podniesionych w odwołaniu, wskazując własne twierdzenia oraz odpowiednie dowody na ich poparcie lub w celu obalenia zarzutów wykonawcy. Wcześniejsza regulacja pozwalała na złożenie odpowiedzi aż do czasu otwarcia rozprawy, co często ograniczało odwołującym i przystępującym czas na pełne ustosunkowanie się do twierdzeń zamawiającego.
4. Pełnomocnictwo do protokołu i inne usprawnienia
Nowelizacja potwierdza praktykę, że w toku postępowania odwoławczego pełnomocnictwo może być udzielone ustnie na rozprawie lub posiedzeniu przez oświadczenie strony lub uczestnika postępowania odwoławczego, wciągnięte do protokołu (art. 511 ust. 1a PZP).
Przepisy przejściowe: sprawy odwoławcze wszczęte i niezakończone przed 13 marca 2026 r. – stosujemy dotychczasowe brzmienie PZP. Postępowania odwoławcze wszczęte po 13 marca 2026 r., ale dotyczące postępowań lub konkursów rozpoczętych wcześniej – również stosujemy dotychczasowe brzmienie PZP.
